lunes, 3 de febrero de 2014

INICIO DE LA AUDITORÍA; COMENZANDO A ESTABLECER EL PUNTO DE PARTIDA

Una planificación de un negocio, en este caso un Centro Veterinario, requiere un punto de partida. Pero, ¿cómo establecer la línea de salida?, ¿cómo es?, ¿dónde está situada?, y lo más importante, hay que saber dónde encontrarla. Al igual que en cualquier viaje, para llegar a una meta – que en las empresas se denominan objetivos - es fundamental saber desde donde salimos. Así pues, la primera fase en cualquier planificación debe ser la recogida y el análisis sistemático de los datos que deben ayudar a conocer la fotografía que describa con la mayor exactitud posible la situación actual del Centro Veterinario. La herramienta que se emplea para este cometido se denomina auditoría o análisis interno.


Una auditoría o análisis interno trata de inspeccionar o examinar el Centro Veterinario en su conjunto, y su gestión. Es un ejercicio de recogida de información que permite evaluar o valorar, y luego priorizar las tareas de gestión. Debe involucrase en este ejercicio al mayor número de personas con conocimiento de las circunstancias del Centro Veterinario; socios propietarios, colaboradores veterinarios y asistentes técnicos, e incluso amigos y familiares de los socios…, ya que pueden aportar puntos de vista desde perspectivas diferentes, que resultan ser muy constructivos. Para facilitar esta tarea se puede emplear un cuestionario que deben rellenar en un ambiente tranquilo, y relajado, sin interrupciones, y empleando el tiempo necesario.
Un ejemplo de este cuestionario se puede encontrar en la dirección web:  http://gestionveterinaria.blogspot.com.es/p/formacion.html
Las diferentes áreas del negocio veterinario que se debe examinar cuidadosamente son:
-       Instalaciones
-       Servicios
-       Estándares o niveles clínicos existentes
-       La plantilla
-       El marketing y las técnicas de ventas empleadas
-       Relaciones públicas y comunicación
-       Sistemas internos de gestión
-       Base de clientes con los que se trabaja
-       Planes para el futuro (intenciones)

La información obtenida con este cuestionario debe proporcionar a los gerentes una idea de la situación actual del Centro Veterinario. Debe permitir contestar con objetividad a la pregunta “¿dónde estamos?”, y saber cuáles pueden ser los objetivos a alcanzar.
Para ello tenemos que identificar cuáles son las fortalezas y las debilidades del centro veterinario. El conocimiento de las fortalezas y de las debilidades se obtiene del análisis introspectivo – esto es, de lo que se hace bien, y lo que es mejorable – Trata de aquello que se puede controlar.
Mientras que el conocimiento de las oportunidades y de las amenazas se obtiene del análisis de la competencia, del estado del mercado y del sector, de la situación económica y social en ese momento, factores culturales en relación con la tenencia de mascotas, e incluso normativas legales que puedan afectar al desarrollo de una actividad veterinaria de pequeños animales – en el caso que nos ocupa –

Para ello, y en base a los resultados y conclusiones obtenidas de la auditoría interna, el siguiente paso es “rellenar” la matriz DAFO, en la que se debe poner todas las fortalezas, debilidades, amenazas, y oportunidades que se hayan podido identificar

COMO INICIAR UN ANALISIS DAFO
Enfoque interno:
Cuáles son los resultados actuales del rendimiento del negocio
FORTALEZAS
-       Lo que se hace bien
-       Lo que le gusta a los clientes
DEBILIDADES
-       Aquello que se hace en el Centro que es claramente mejorable
-       Lo competitivos que resultan los servicios y precios en comparación con los de la competencia
Enfoque externo:
¿Qué está pasando fuera de las puertas del Centro Veterinario?
OPORTUNIDADES (áreas en las que el Centro Veterinario puede expandirse)
-       Las debilidades de la competencia
-       Lo que ocurre en el área de influencia de los servicios ofrecidos
AMENAZAS (aspectos negativos de procedencia externa)
-       Cambios ocurridos en la comunidad y en el entorno de influencia
-       Situación económica, social, cultural, y política del momento


Una vez finalizada la matriz DAFO conseguiremos la información para contestar a la pregunta “¿dónde estamos?”, así ya podemos comenzar a mirar hacia adelante, comenzar a preguntarnos (y pensar en la respuesta) “¿hacia dónde nos dirigiremos?”.

En resumen, podemos concluir que:


Nuestras estrategias futuras deben enfocarse de esta forma: Explotar en todo lo posible nuestras FORTALEZAS, para aprovechar nuestras OPORTUNIDADES, siempre actuando con cautela, teniendo en cuenta nuestras DEBILIDADES, y que nos permita anticiparnos a nuestras AMENAZAS.

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