ALGUNOS CONSEJOS PARA LA FASE DE RECOLECCION DE DATOS

Si has decidido seguir los próximos post de este blog, y aplicarlos a tu clínica… pues ¡enhorabuena!, porque seguro que algo bueno sacarás de todo esto.

Antes de continuar, un par de aclaraciones conceptuales;

•         Estos ejercicios son simplemente una guía para realizar las tareas administrativas básicas que luego te permitirán analizar información, pensar, pensar, pensar mucho… y finalmente tomar decisiones, que seguro que son importantes. Yo simplemente me limito a acompañaros en vuestro viaje. Las decisiones y las conclusiones que obtengas de los análisis que realices son tuyas o vuestras. Por lo tanto esto no es consultoría. Si ves que tienes problemas para sacar conclusiones válidas, o no tienes claro que decisiones deberías adoptar, entonces te ruego encarecidamente que recurras a los servicios de un consultor, que aunque pueda parecer lo contrario, rentabilizarás lo que pagas por ello.
•         Yo podré resolveros alguna duda concreta, de concepto, de hecho estaré encantado de seros útil. El objetivo de esta serie de post es introducir (de una vez por todas) a los propietarios de centros veterinarios, grandes y pequeños, da igual, en el mundo de la gestión, y que además saquen provecho profesional de ello. Pretendo hacerlo de una forma sencilla y accesible, yendo al grano, aunque antes haya que explicar alguna que otra paja (que procuraré que sea la menor posible)

Pues bien, una vez aclarados estos dos pequeños detalles, vamos a repasar algunas cosas útiles que puedes hacer con los datos que vaya vomitando tu ordenador, a través del programilla de “gestión” (disculpadme que lo ponga entre comillas… no lo puedo evitar, ¡en serio!)

•         Para empezar, estaría genial si puedes obtener los datos de ventas (y la repera si también sacas los de gastos) mes a mes, de los últimos tres años… Se trata de estudiar las tendencias que se han producido en los últimos tiempos. Un consejo; cuando te pongas a ver tendencias, no te desmoralices a la primera, no se trata de ver lo genial que suben las ventas cada mes, no son los tiempos más propicios para ello, así que tranquilo… Si trasladas los datos a una tabla excell, puedes ir viendo los porcentajes que te marcan la evolución en el tiempo (me encantan las hojas de cálculo, es impresionante el juego que dan…). Como ya habrás podido comprobar, no soy muy amigo de herramientas analíticas generadas por los propios programas de “gestión” de forma automática (o semiautomática)
•        Otra cosa muy interesante que también puedes hacer con los numeritos (prometo que pronto dejaremos de hablar tanto de números) es ver los márgenes que manejas en las diferentes familias de facturación. Es interesante que obtengas el margen sobre ventas, y sobre compras. Te aviso que igual te llevas alguna sorpresa, y te encuentras con que, igual, el margen sobre compras en alimentación es menor del 30 % que puede que pienses que deberías estar manejando… Tranquilo de nuevo, ya llegará el momento de analizar los porqués de cada sorpresilla que te vaya saliendo
•         Por último, para terminar esta entrega, una última sugerencia… Pon los resultados que obtengas (los del todo el año), en una balance de ingresos y gastos. Es una forma de tenerlo bien ordenaditos y de una forma muy visual. A mí me gusta bastante la plantilla que proporcionó AVEPA hará hace unos 10 años aproximadamente, es muy sencilla y visual. Aquí podéis descargar una versión algo modificada por mí, de tal modo que puedes ver tus márgenes.